1. Valores e Propósitos do Escritório

O presente código de conduta e ética profissional estabelece alguns dos princípios e objetivos da empresa e visa orientar seus colaboradores sobre valores considerados essenciais para se relacionar dentro do escritório e externamente com os clientes, fornecedores, canais de comunicação externos e comunidade.

A Empresa Guimarães IP é fiel ao cumprimento de todos os itens aqui tratados e entende que a continuidade de suas atividades está estritamente ligada ao respeito de padrões mínimos de integridade e respeito mútuo, onde cada colaborador deve sempre empregar seus melhores esforços para atingir as metas aqui impostas.

2. Proteção dos Ativos, Recursos e Dados da Empresa e de Terceiros

Todos os ativos da empresa devem ser utilizados com responsabilidade e visando o cumprimento da finalidade empresarial. A utilização de quaisquer meios e recursos da empresa para fins pessoais devem ser evitados sempre que tal atividade possa comprometer a integridade da segurança de quaisquer dados do escritório ou de seus clientes e fornecedores. Em caso de qualquer dúvida sobre o que constituí um uso empresarial ou pessoal dos ativos da empresa, recomenda-se que o colaborador entre em contato com o responsável pelo programa de conduta e ética profissional para que se esclareça o caso prático específico.

O nosso negócio está totalmente vinculado a proteção dos dados de nossos clientes e o completo comprometimento a confidencialidade, nos termos da lei, de toda e qualquer informação recebida deve ser respeitado. Recomenda-se sempre discrição ao se tratar de qualquer assunto relacionado aos temas de interesse de nossos clientes e as informações confidenciais que forem confiadas à nossa empresa devem ser compartilhadas internamente somente mediante necessidade para o cumprimento dos serviços contratados. Recomenda-se cautela ao discutir assuntos do interesse do cliente, mesmo com colaboradores da empresa, em espaços públicos como elevadores e restaurantes, bem como, com amigos e familiares, mesmo que em sua residência em dias de atividades em home office. Em caso de ciência de que está ocorrendo qualquer uso indevido de dados da Empresa ou de Terceiros que possuam relação com a empresa deve-se entrar em contato imediatamente com o responsável pelo programa de conduta e ética profissional.

Durante a execução de nossos serviços, dados pessoais de colaboradores, clientes, fornecedores e outras pessoas podem vir a ser coletados e/ou tratados. Esses dados podem ser requeridos, coletados e/ou tratados somente mediante necessidade e dentro do estrito cumprimento de nossas atividades empresariais, para as quais temos base legal. Somente pessoas que tenham necessidade de tomar ciência de tal informação devem ter acesso sobre informações pessoais que não sejam as suas e sempre que possível, os dados pessoais coletados devem ser anonimizados. Em caso de solicitação de qualquer dado pessoal fora daqueles que estejam dentro das bases legais de atividade do Escritório, deve-se cientificar o titular dos dados e deve-se solicitar seu consentimento (ou de seu representante legal) para tal requerimento, coleta e/ou tratamento. Sempre que possível, dados pessoais, materiais e informações de nossos clientes devem ser devidamente descartados a partir do momento que não possuam mais necessidade de estar dentro das instalações físicas e/ou virtuais de nossa empresa. É obrigação de cada colaborador garantir que está em estrito cumprimento à política de privacidade e de proteção de dados nacionais da empresa, bem como, garantir a adequação de suas atividades e as da empresa às normativas relacionadas à proteção de dados pessoais.

Como já aqui discorrido, nosso negócio está totalmente vinculado à proteção dos dados de nossos clientes e deve-se também atuar em maior grau de atenção sempre que tais informações possam constituir Propriedade Intelectual da Empresa, de nossos Clientes ou de Terceiros que possuam relação com as atividades do escritório. Informa-se que toda e qualquer informação obtida mediante acesso aos recursos, meios, dados, materiais, instalações ou equipamentos da Empresa pertence exclusivamente à Empresa, bem como, toda e qualquer informação obtida mediante acesso aos recursos, meios, dados, materiais, instalações ou equipamentos do cliente a ele exclusivamente pertencem. Recomenda-se sempre o máximo de zelo por tais informações de cunho confidencial e que possam representar ativos de natureza intelectual da Empresa e de seus clientes.

Todos os colaboradores devem também se certificar de que os livros e registros da Empresa estejam sempre completos e exatos e que todas as transações comerciais sejam devidamente autorizadas.

3. Gestão Ambiental, Social e de Governança (“ESG”)

Todos os colaboradores devem buscar realizar suas atividades de maneira a preservar o meio ambiente e sempre que possível promover boas práticas de responsabilidade social para os demais colaboradores e terceiros. Deve-se também sempre buscar a preservação do bem-estar e saúde de seus colaboradores e zelar pela preservação da segurança pessoal de todos que integram a empresa.

É extremamente recomendável que todos os colaboradores reflitam em como suas ações durante a execução de seus trabalhos podem impactar as comunidades em sua vizinhança e refletir sobre maneiras de mitigar quaisquer impactos detectados.

Os colaboradores devem desenvolver suas atividades e tomadas de decisão refletindo em como desenvolver cada vez mais um ambiente de trabalho positivo, diverso, inclusivo, livre de discriminação, violência, assédio e respeitando sempre os direitos humanos de cada indivíduo.

A transparência na condução de nossos atos e serviços, seja com nossos próprios colaboradores como com os clientes e órgãos governamentais será sempre incentivada e é dever de cada colaborador denunciar qualquer discriminação, violência e assédio que esteja ciente e que esteja ocorrendo em seu entorno. Devemos incorporar em nossas práticas também critérios ESG (Environmental, Social, and Corporate Governance) na condução de nossos procedimentos, incluindo, práticas antissuborno e anticorrupção.

Nossa empresa está comprometida em sempre priorizar o atendimento de iniciativas de seus colaboradores e clientes e que visem a redução dos impactos ambientais inerentes da atividade humana, bem como, que possuam iniciativas de cunho social. A empresa se compromete a sempre que possível auxiliar tais iniciativas e atuar, quando cabível, em uma prestação de serviços pro bono.

4. Comunicações Internas e Externas

Todos os colaboradores devem se comprometer a utilizar as ferramentas de trabalho e comunicação disponibilizadas de maneira adequada e com a finalidade de atuar dentro das atividades da empresa, cumprindo as políticas de privacidade e proteção de dados da empresa. Toda e qualquer comunicação de cunho pessoal deve ser limitada e realizada de forma a não prejudicar seu trabalho nem a atividade dos demais colaboradores da empresa. É estritamente proibido o envio e/ou armazenamento de informações confidenciais da empresa em e-mails ou bancos de dados pessoais. A empresa não autoriza que haja acesso dentro de suas instalações ou em uso de seus equipamentos como computadores e celulares de conteúdo impróprio ou ilegal. A atividade dos colaboradores poderá ser monitorada e armazenada para assegurar que esses recursos sejam utilizados de forma adequada ou de acordo com as normativas aplicáveis.

Todas as comunicações públicas que venham a ser realizada pela empresa ou seus colaboradores devem ser feitas de forma completa, verdadeira e objetiva. Recomenda-se para tal fim que seja haja cautela sobre a utilização e divulgação de qualquer informação em mídias sociais, e que não se fale em nome da Empresa, a menos que esteja autorizado a fazê-lo. Recomenda-se também que sempre que haja qualquer comunicação que se apresente comportamento pessoal que reforce uma imagem positiva sua e da empresa.

A empresa está comprometida a sempre que possível realizar treinamentos sobre a política aqui estipulada e atuar de forma a tornar mais cada vez mais clara as intenções e metas da empresa para seus colaboradores. Sempre que haja qualquer dúvida sobre qualquer conduta a ser realizada recomenda-se que o colaborador entre em contato com o responsável pela código em questão.

5. Relacionamento com Parceiros de Negócio

Deve-se sempre tratar os parceiros de negócio de forma respeitosa e dentro da boa-fé com clientes, fornecedores, concorrentes e outras pessoas que porventura venham a interagir com a empresa. Todos os colaboradores devem utilizar do máximo respeito e responsabilidade ao se utilizar do informações de nossos clientes.

A empresa pauta-se pela transparência em todas as suas orientações aos nossos clientes, apresentando de forma clara e objetiva as opções que o cliente possui e quaisquer riscos (seja de natureza jurídica, financeira, comercial ou reputacional) que o colaborador visualize sobre cada opção. Todos os colaboradores devem sempre empregar seus melhores esforços, dentro de sua especialidade e experiência, para garantir que o cliente sempre esteja bem orientado e atendido.

É vedado o envio de quaisquer presentes aos parceiros de negócio da empresa, sejam brindes, presentes, viagens, hospedagens, atividades de entretenimento para qualquer cliente ou agente público em razão de obter agradecimento ou vantagem sobre qualquer ato pretérito ou futuro de qualquer agente. A condução de qualquer política de envio de presentes terá sempre que possuir caráter genérico e de cunho meramente institucional, de baixo valor relativo, e para a divulgação geral dos serviços da empresa.

6. Conformidade com Leis, Normas, Regulamentos e Políticas

Toda a atividade da empresa deve ser realizada dentro dos limites estabelecidos pela Lei e é dever de todos os colaboradores estarem atualizados no conhecimento de todas as leis, normas, regulamentos e políticas aplicáveis às suas funções.

Todos os colaboradores devem reconhecer suas obrigações individuais e atuar para compreender e cumprir as leis, regras, regulamentações e políticas que se aplicam à execução de seus deveres e funções. É estritamente proibida a aquisição ou utilização de informação privilegiada e outras formas de abuso de mercado, especialmente no tratamento com empresas públicas, gestores de ativos e consultores de investimento.

A Empresa espera também que todos os seus Funcionários conduzam as suas atividades em estrita conformidade às leis que proíbem práticas de corrupção, incluindo o Código Penal Brasileiro, Lei nº 12.846/2013 (“Lei Anticorrupção”), Lei nº 8.429/1992 (“Lei de Improbidade Administrativa”), Lei nº 12.529/2011 (“Lei de Defesa da Concorrência”), a Lei nº 14.133/2021 (“Lei de Licitações”); Lei nº 9.613/1998 (Lei sobre crimes de lavagem e ocultação de bens); Lei nº 12.529/2011 (Lei Antitruste); Lei nº 7716/89 (Crimes de preconceito de raça ou cor); Lei nº 13.146/2015 (Estatuto da Pessoa com Deficiência).

A empresa informa do reiterado monitoramento de seu código de conduta e ética profissional e se reserva no direito de atualizar a referida política sempre que entender necessário ou devido alguma nova exigência legal para a condução de suas atividades.

7. Conflitos de Interesse

Todos os colaboradores devem evitar situações em que seus interesses pessoais entrem ou possam entrar em conflito com os interesses da empresa, seus clientes, fornecedores ou terceiros que possuam relação com a empresa.

8. Medidas legais e disciplinares

A empresa informa que se encontra no direto de tomar as medidas disciplinares e legais cabíveis sobre qualquer infração sobre o presente código de conduta e ética profissional, podendo para tais fins realizar advertências, suspenções das atividades de determinados colaborador, encerramento da relação de trabalho, requerimento de restituição de danos que porventura sejam causados aos bens ou imagem e reputação da empresa; e denúncia de fatos considerados ilegais às autoridades competentes.

Recomenda-se assim que todos os colaboradores estejam atentos aos princípios norteadores desse presente código e que atuem de forma a preservar os ativos e reputação da empresa, estando atentos para sinais de alerta que possam representar condutas indevidas. Sempre que cabível apresentar denúncia de atividades suspeitas ou indevidas ao canal de envio de dúvidas, sugestões ou denúncias da empresa.